Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem, który decyduje o tym, w jakim celu i w jaki sposób są one przetwarzane, jest:

W dalszej części dokumentu piszemy o sobie „my”, „Gradian Software” lub „Administrator”, a o osobie odwiedzającej serwis — „Ty” lub „Użytkownik”.

Nie mamy obowiązku powołania Inspektora Ochrony Danych i go nie powołaliśmy. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych obsługujemy pod adresem info@gradian.pl.

2. Krótki słowniczek

• RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych.
• Dane osobowe — każda informacja, która pozwala Cię zidentyfikować, bezpośrednio lub pośrednio: imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP, identyfikator pliku cookie.
• Przetwarzanie — dowolna operacja na danych: zbieranie, przechowywanie, przeglądanie, przesyłanie, usuwanie.
• Podmiot przetwarzający — firma, która przetwarza dane w naszym imieniu i na nasze polecenie, np. dostawca serwera.
• EOG — Europejski Obszar Gospodarczy: kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia.
• PUODO — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, polski organ nadzorczy.

3. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

Zbieramy tylko to, co jest nam faktycznie potrzebne. Poniżej opisujemy każdą sytuację, w której Twoje dane trafiają do nas.

3.1. Formularz kontaktowy

Jeżeli korzystasz z formularza kontaktowego na stronie, zbieramy:

• imię i nazwisko — żeby wiedzieć, jak się do Ciebie zwracać,
• adres e-mail — żeby móc odpowiedzieć,
• treść wiadomości — wraz ze wszystkim, co sam/sama w niej zawrzesz.

Dane te wykorzystujemy w trzech celach: udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, prowadzenia dalszej korespondencji oraz — jeżeli rozmowa zmierza w tym kierunku — podjęcia działań poprzedzających zawarcie umowy na nasze usługi.

3.2. Korespondencja e-mail i kontakt telefoniczny

Jeżeli napiszesz do nas bezpośrednio na adres e-mail albo zadzwonisz, przetwarzamy dane zawarte w korespondencji lub podane w rozmowie: dane kontaktowe, dane firmy oraz treść sprawy. Zakres zależy wyłącznie od tego, co sam/sama nam przekażesz. Nie nagrywamy rozmów telefonicznych.

3.3. Logi serwera

Tak jak każdy serwer internetowy, nasz zapisuje techniczne informacje o wywołaniach strony: adres IP, datę i godzinę zapytania, adres URL, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, adres strony odsyłającej. Dane te służą wyłącznie diagnostyce, utrzymaniu stabilności serwisu i wykrywaniu nadużyć, np. prób ataku. Nie łączymy ich z Twoją tożsamością i nie wykorzystujemy do budowania profilu.

3.4. Ochrona przed atakami i ruchem automatycznym

Serwis korzysta z warstwy ochronnej (CDN / WAF) dostarczanej przez Cloudflare. Rozwiązanie to filtruje ruch przychodzący, chroni przed atakami i odróżnia użytkowników od botów. W tym celu przetwarza adres IP oraz podstawowe informacje techniczne o przeglądarce i zapisuje niezbędne pliki cookie. Bez tej warstwy nie bylibyśmy w stanie zapewnić dostępności i bezpieczeństwa strony.

3.5. Pliki cookies i statystyki

Serwis korzysta z plików cookies. Szczegóły — jakie konkretnie, po co i jak nimi zarządzać — opisujemy w sekcji 11.

4. Podstawy prawne przetwarzania

RODO wymaga, żeby każde przetwarzanie danych miało konkretną podstawę prawną. Oto nasze:

5. Jak długo przechowujemy dane

Nie trzymamy danych „na wszelki wypadek”. Każda kategoria ma określony horyzont:

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy i nie udostępniamy Twoich danych do celów marketingowych podmiotom trzecim. Korzystamy natomiast z zewnętrznych dostawców technologii, bez których serwis i poczta nie mogłyby działać. Każdy z nich przetwarza dane wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie, na podstawie zawartej z nami umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).

Poza powyższymi, Twoje dane mogą zostać udostępnione: naszemu biuru rachunkowemu i doradcom prawnym (jeżeli dojdzie do współpracy lub sporu) oraz organom publicznym — sądom, prokuraturze, organom podatkowym — wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Podstawowa infrastruktura serwisu — serwer i poczta — działa w całości na terenie Unii Europejskiej. Treść Twojej wiadomości z formularza nie opuszcza EOG.

Do przekazania danych poza EOG może dojść w dwóch sytuacjach:

• Warstwa ochronna Cloudflare — ruch do serwisu przechodzi przez globalną sieć serwerów brzegowych, co może oznaczać przetwarzanie adresu IP poza EOG.
• Narzędzia analityczne i marketingowe wymienione w sekcji 6, które uruchamiają się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Ich dostawcy należą do grup kapitałowych z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, co oznacza, że dane mogą być tam przekazywane lub dostępne zdalnie.

W obu przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie:

• decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–US Data Privacy Framework — dostawcy uczestniczą w tym programie certyfikacji, oraz
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, jako dodatkowego zabezpieczenia.

8. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Narzędzia analityczne, jeżeli wyrazisz na nie zgodę, tworzą zbiorcze i statystyczne zestawienia ruchu na stronie. Nie budujemy na ich podstawie indywidualnych profili, nie oceniamy Twojej sytuacji i nie różnicujemy na tej podstawie warunków współpracy.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci komplet uprawnień przewidzianych przez RODO:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz zapytać, czy przetwarzamy Twoje dane, w jakim zakresie i w jakim celu, oraz otrzymać ich kopię.
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — jeżeli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz żądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
3. Prawo do usunięcia danych, „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia danych, np. gdy nie są już potrzebne do celów, dla których je zebraliśmy, albo gdy wycofasz zgodę i nie mamy innej podstawy przetwarzania.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać, żebyśmy „zamrozili” dane, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania sprzeciwu.
5. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — jeżeli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz wnieść w dowolnym momencie i bez uzasadnienia — wówczas natychmiast przestajemy przetwarzać dane w tym celu.
6. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub żądać przesłania ich innemu administratorowi.
7. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy przed jej wycofaniem.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) — jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Infolinia: 606 950 000 · uodo.gov.pl

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest całkowicie dobrowolne. Nie ma przepisu, który zobowiązywałby Cię do skorzystania z formularza kontaktowego.

Jest jednak warunkiem uzyskania odpowiedzi — bez imienia i adresu e-mail nie będziemy w stanie odpisać ani prowadzić rozmowy o ewentualnej współpracy. Podobnie, odrzucenie cookies analitycznych i marketingowych nie ogranicza w żaden sposób dostępu do treści serwisu; wpłynie jedynie na dokładność naszych statystyk.

11. Pliki cookies

11.1. Czym są pliki cookies

Cookies (ciasteczka) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę na Twoim urządzeniu podczas odwiedzania strony. Zawierają zwykle nazwę serwisu, czas przechowywania i unikalny identyfikator. Nie są programami, nie uruchamiają kodu i nie mogą zainfekować urządzenia. Służą do zapamiętywania ustawień, utrzymania sesji, zabezpieczenia strony oraz — jeżeli wyrazisz na to zgodę — do zbierania statystyk.

11.2. Jakie cookies stosujemy

Dzielimy je na dwie grupy:

• Niezbędne (funkcjonalne i zabezpieczające) — bez nich strona nie działa poprawnie lub nie jest chroniona. Zapisujemy je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu i nie wymagają Twojej zgody.
• Analityczne i marketingowe — pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z serwisu i które treści są przydatne. Zapisujemy je wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody wyrażonej w banerze cookies.

11.3. Jak zarządzać cookies

Masz nad nimi pełną kontrolę i możesz zmienić zdanie w dowolnym momencie:

• Baner cookies — przy pierwszej wizycie wybierasz, na co się zgadzasz. Domyślnie żadne cookies analityczne ani marketingowe nie są uruchamiane, dopóki nie wyrazisz zgody.
• Wycofanie zgody — wyczyść pliki cookies dla domeny gradian.pl w ustawieniach przeglądarki; przy kolejnej wizycie baner pojawi się ponownie i będziesz mógł/mogła wybrać inaczej.
• Ustawienia przeglądarki — każda przeglądarka pozwala blokować cookies, usuwać je lub ostrzegać przed zapisaniem. Instrukcje znajdziesz w sekcji „Prywatność i bezpieczeństwo” w Chrome, Firefox, Safari, Edge lub Opera.

Ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu, w tym formularza kontaktowego.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające skali naszej działalności i ryzyku dla Twoich praw, m.in.:

• szyfrowanie połączenia certyfikatem SSL/TLS (protokół HTTPS) na całej stronie,
• warstwę ochronną filtrującą ruch i blokującą próby ataków,
• dostęp do skrzynki e-mail i panelu serwera ograniczony do upoważnionych osób, chroniony silnymi hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym,
• regularne kopie zapasowe i aktualizacje oprogramowania,
• zasadę minimalizacji — zbieramy wyłącznie dane niezbędne do realizacji opisanych celów,
• umowy powierzenia przetwarzania z każdym dostawcą, który ma kontakt z danymi.

Pamiętaj jednocześnie, że transmisja danych w internecie nigdy nie jest w 100% wolna od ryzyka. Jeżeli zauważysz cokolwiek niepokojącego w działaniu serwisu, daj nam znać na info@gradian.pl.

13. Linki zewnętrzne i media społecznościowe

W serwisie mogą znajdować się odnośniki do stron zewnętrznych oraz do naszych profili w mediach społecznościowych. Po kliknięciu takiego linku opuszczasz gradian.pl i zaczynają obowiązywać zasady prywatności właściciela danej strony — nie mamy wpływu na to, jak przetwarza on dane, i nie ponosimy za to odpowiedzialności. Zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności każdego odwiedzanego serwisu.

Jeżeli skontaktujesz się z nami przez media społecznościowe, administratorem danych w zakresie samej platformy pozostaje jej operator; my przetwarzamy wtedy dane widoczne w Twoim profilu oraz treść wiadomości — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze kontaktu.

14. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować ten dokument — na przykład gdy zmienią się przepisy, zakres naszych usług albo narzędzia, z których korzystamy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę ostatniej zmiany znajdziesz na początku strony. Wcześniejsze wersje udostępniamy na życzenie.

15. Kontakt

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych osobowych — pytania, wątpliwości, żądanie realizacji praw — napisz lub zadzwoń: